Documents : un bureau sur lequel on retrouve un ordinateur portable des classeur ranger et des dossiers mais aussi une main tenant une tasse et un téléphone portable.
BLABLA

Comment ranger nos documents ?

Coucou toi !
Comment vas-tu aujourd’hui ? Moi, je suis un peu fatigué, j’ai dû me réveillé tôt pour aller voir le docteur pour un certificat médical. Malgré cela, c’est avec plaisir que je te partage mes secrets. pour ranger tes documents administratifs.

Il y a deux mois environ, je me suis mise à trier et à ranger tous mes documents importants.
Cela m’a permis de dégager de la place dans mes classeurs. J’en ai même gagné deux.🙂
Honnêtement, je déteste classer mes papiers, d’autant plus que je suis très douée en procrastination. C’était horrible (oui, j’exagère un peu), mais finalement, je suis satisfaite de moi. Donc, si comme moi, tu as dû mal à t’y mettre lis cet article pour découvrir ma solution. Et si pour toi c’est un plaisir alors lis-le et partage tes conseils.

 

COMMENT ME SUIS-JE PRISE POUR ÉVITER DE TROP PEINER ?

Au risque de me répéter, malheureusement je suis une experte en procrastination, et donc pour pouvoir avancer dans cette démarche de tri et de rangement, j’ai dû débuter petit à petit. Vraiment petit à petit.

Voici comment j’ai procédé.
Pour commencer ma petite histoire ; je travaillais avec une coupure de 14 h 30 à 17 h. J’ai donc profité de cette longue pause pour passer à l’acte.

J’ai commencé par débarrasser mon bureau. Enlever l’ordinateur et les cahiers qui s’y trouvaient, pour me retrouver avec mes deux petits organisateurs de bureau et mon pot à crayons, stylos et autre gadget de bureautique.

Lorsque j’arrivais chez moi vers 15h00, j’allais directement dans mon bureau. Je prenais un classeur et je vidais chaque pochette transparente une par une, pour éviter de tout mélanger. (Je ne me suis pas occupée de plus de trois pochettes par jours.) Certaines pochettes étaient déjà bien rangées dans une catégorie, alors que d’autres étaient mal rangés. J’ai rassemblé tous les documents par catégorie.

  • Location : contrat de location, l’état des lieux et les quittances de loyer.
  • Travail : mes contrats de travail, mes fiches de paie et mes certificats de travail.
  • Finance : les relevés bancaires et RIB qu’il me restait
  • Scolarité : diplômes, convention de stage, formation et relevé de notes.
  • Assurance : d’habitation et de voiture.
  • Personnel : photocopie de ma carte d’identité, de ma carte vitale, de mon acte de naissance, du livret de famille de ma mère et mon passeport.

Lorsque j’ai vidé tous mes classeurs (après plusieurs jours), j’ai dû ranger ce qui devait être gardé.

 

QUELS SONT LES DOCUMENTS À GARDER ?

Pour m’éviter de refaire de grands tris, j’ai mis dans des pochettes les documents que je dois jeter en 2020, 2021 et 2022 avec une note à « jeter fin 2022 ». Comme ça je suis tranquille pendant 2 ans. J’aurais juste à vérifier.

LOCATION : j’ai mis de côté les documents des logements que j’ai quittés récemment, avec la petite note. Ces documents sont à jeter 3 ans après avoir quitté le logement.

TRAVAIL : ils ont tous été rangés dans des pochettes transparentes, mais par entreprise. Ce sont des documents à garder à vie.

FINANCE : vu qu’il date de 2015, je les ai tous mis ensemble dans deux pochettes avec la note, même-ci je dépasse la date de deux ans. Ces documents sont à jeter après 5 ans.

SCOLARITÉ : je les ai rangées dans plusieurs pochettes. À garder. (Je ne pense pas qu’ils vont servir, mais bon.)

ASSURANCE : celui de mon habitat actuel, je les ai gardés. Les documents d’assurance habitation de mon logement que j’ai quitté en 2015, je les ai jetés. Ces documents sont à jeter 2 ans après avoir quitté le logement.

PERSONNEL : je les ai gardés, car il n’y en avait pas beaucoup tout rentrait dans une seule pochette. Et puis on ne sait jamais si j’en ai besoin, je les aurais déjà. À garder selon ta convenance.

FACTURE : ceux de mes achats importants, comme : les meubles, les électroménagers, etc. je les aies gardé pour la garantie, mais aussi (apparemment), cela facilitent le remboursement au prêt de l’assurance en cas de sinistre. Personnellement, si il y a le feu chez moi, c’est vraiment la dernière chose à laquelle je penserais.

DIVERS : les papiers où j’ai reçu les cartes bancaires, les puces de téléphone et les  tickets de caisse. À la poubelle !

J’avais fait un tri en 2018 (pas aussi approfondi), mais je ne pensais pas en avoir autant au bout d’un an. J’ai réussi à remplir un grand sac poubelle. C’est quand même incroyable qu’on puisse accumuler autant de papier.

« Quand tout est fichu, il y a encore le courage. »
— Daniel PENNAC —

 

OÙ RANGER SES DOCUMENTS ?

Tu as diverses solutions pour ranger tes documents.

  • Le classeur : avec des pochettes et avec ou sans intercalaires.
  • La chemise plastique ou cartonnée : elle n’est pas vraiment pratique pour la recherche. Si tu es maladroite et que tu ne les mets pas dans une pochette, tu risques de les faire tomber et donc de tous les mélanger. Après c’est à toi de voir ce qui te convient.
  • La porte vue : il n’est pas du tout pratique pour ma part. Nous devions ranger une feuille en recto et verso. De ce fait, cela peut demander d’avoir plusieurs porte vue pour tout ranger.

Pour ma part, j’ai choisi le classeur sans intercalaire parce que je n’en avais pas.

Pourquoi ce choix ? Je trouve que c’est plus pratique, tout simplement. Le fait que les documents se trouve dans un classeur me permet de les trouver rapidement (et même sans intercalaire).

 

COMMENT LES AI-JE RANGÉS DANS LE CLASSEUR ?

Je me suis facilité la vie. J’ai mis plusieurs documents dans une même pochette donc si je cherche une fiche de paie j’ouvre mon classeur et je là prends en moins d’une minute. (Bien sûr, j’ai utilisé une pochette par entreprise.) En plus de cela, j’ai gagné du temps dans le rangement. Sinon cela m’aurait pris trop de temps pour tous les mettre un par un dans une pochette. « Et oui, procrastination quand tu nous tiens. »

J’ai décidé de ranger chaque catégorie par date dans l’ordre croissant. Je comprends que ce soit préférable de le ranger par ordre décroissant. C’est à toi de voir ce que tu préfères.

Autre chose qui m’aide, c’est de recevoir mes documents dans l’espace membre de certains organismes.

 

QUELS SONT LES DOCUMENTS QUE JE REÇOIS DANS MON ESPACE MEMBRE ?

La plupart des organismes proposent de ne plus recevoir des lettres, mais de les avoir directement dans notre espace membre. Depuis environ quatre ans, j’ai opté pour ce principe, car à l’époque c’était beaucoup plus simple pour moi. C’était un moyen, sûr d’avoir mes documents à disposition, et ce même en cas d’oubli. En plus, lorsque je déménage ça me facilite la vie. Je ne me retrouve pas avec un document manquant, car j’ai oublié de faire le changement d’adresse ou bien parce que l’organisme en question n’a pas bien pris en compte ma demande. Maintenant, cette pratique me permet de ne pas m’occuper de ranger les documents récents et en plus c’est bon pour la planète.

  • Les impôts
  • Les factures d’électricité, de gaz et d’eau
  • Les factures de téléphone et d’internet
  • Les relevés de ma carte Conforama
  • Les relevés bancaires
  • Les contacts avec la CAF et Pole-Emploi

Voici ma petite liste, mais cela ne m’a pas empêchée d’avoir retrouvé dans mes documents certains papiers de ces organismes.

Pour les impôts lors de démarche nous avons toujours besoin de la feuille d’imposition donc je me retrouve avec un format papier quand même.

Avec ma carte Conforama, je reçois des publicités de l’entreprise qui est relié à cette carte. Je vais leur envoyer une lettre (dans un futur proche, j’espère) pour leur demander de ne plus m’envoyer ce genre de courrier. Je verrais bien leurs réponses.

Les publicités de la CAF et celles de Pôle-emploi qui date de Jérusalem ont pris la direction de la poubelle.

 

RÉCAPITULATIF + PETIT CONSEIL SUPPLÉMENTAIRE

Voici quelques informations importantes à retenir.
En tout cas, si tu dois te rappeler de quelque chose, c’est que personne n’a une manière idéale de ranger. Elle doit te convenir. C’est pour cela que je t’ai expliqué comment j’ai procédé et que je donne d’autre méthode. Tout ça, afin de t’aider à trouver ta méthode idéale.

  • N’oublie pas que pour te retrouver avec moins de papier, tu peux demander à certains organismes de te les envoyer directement sur ton espace personnel. Tu n’as pas besoin de te déplacer ni de téléphoner pour pour ça. Tu le demande directement depuis ton compte. Et cela te prend deux minutes maximum.
  • Lorsque tu reçois une publicité d’une entreprise, occupe-toi de celui-ci tout de suite. Ou bien mets-le dans un trieur à courrier pour le lire plus tard ou pour l’utiliser si cela t’intéresse. Mais pas besoin de le garder pendant des mois ou des années.
  • Ceux qui concernent ton logement (si tu es locataire) : à garder pendant la durée de celle-ci + 3 ans après.
  • Les documents qui concernent le travail : je compte le garder à vie, mais c’est à garder jusqu’à la retraite.
  • Les documents qui concernent la finance : à garder pendant 5 ans
  • Les papiers personnels : à garder pendant la durée souhaitée. Ne pas oublier que les actes de naissance et de mariage ont une limite de 3 mois et de 6 mois pour les étrangers.
  • Les factures : à garder à vie (conseil de l’assurance).
  • Documents divers : à jeter.
  • Tu as le choix entre plusieurs supports de rangement. Le classeur, la chemise cartonnée ou plastique (préfère une chemise cartonnée, bien sûr si tu n’en as pas), le porte vue ou autres, à toi de voir.
  • Fais ton tri par catégorie et ensuite par ordre croissant ou décroissant.

 

ET TOI, DANS TOUT ÇA ?

Je voudrais savoir si t’occuper de tes documents est un plaisir ou une corvée ? Comment t’organises-tu pour ranger tes documents ? Est-ce le fait de ranger tes documents rangés te facilite la vie ? Cet article t’a-t-il aidée ? J’attends tes réponses et ton avis.🙂

 

ET APRÈS !

Dans quelques semaines, je te partagerai un autre article dans le même genre. Que dis-tu de savoir un peu plus sur ce qu’il faut avoir dans sa voiture !

Sur ces belles paroles, je te souhaite une bonne journée ou une bonne soirée.

XoXo

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8 Commentaires



  • Romain

    Souvent on pense que c’est pénible de ranger mais au contraire c’est justement pour s’éviter des moments pénibles. Quand on ne retrouve pas quelque chose c’est là qu’on perd le plus de temps et les nerfs. ^^
    Et pour ne pas que le rangement devienne monstrueux à effectuer il faut simplement le faire petit à petit, c’est ça le secret. 🙂

    • Chanaël

      Salut !
      Je suis tout à fait d’accord avec toi. C’est au moment que nous avons besoin d’un document et qu’on se met à retourner la maison et qu’on se rend compte que si tout était rangé convenablement on n’aurait pas été dans cette situation.
      Je prends note de tout ranger de suite.
      Merci pour ton commentaire. 🙂

  • September Lullaby

    Coucou ! Je suis la pro de l’administratif, c’est moi qui gère tout à la maison 🙂 Je trie par chemises. J’ai papiers pour le logement, les impôts/ambassade, le boulot, les factures (électricité, gaz, eau, internet) et tout ce qui est maladie (assurance, ordonnances etc …). Personnellement, je garde mes documents bien plus que 3 ans au cas où j’aurais besoin de justificatifs. En tout cas, merci pour tes conseils très utiles 🙂

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